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サラリーマン向け！作業効率化&時短テクニックまとめ｜おすすめ12選

仕事
October 20, 2021

この記事でわかること

  • サラリーマンにオススメの時短テクニックがわかる
  • 会社でも使える作業効率化手段を知ることができる

時間がない。。。

今回はそんなサラリーマンに向けて、オススメの時短&作業効率化テクニックをまとめてみました。

簡単だけど、全てできている人はほとんどいないと思いますので、一つでも参考になれば幸いです。

記事の要約&読むべき人
  • 仕事もプライベートも時間に追われがちな人
  • 気づいたら時が経ってしまっている人
  • そんな人向けに時短・作業効率化テクニックをまとめ
目次

本題に入る前に、自分自身がなぜ時短や作業効率化をしたいのか考えてみました。

私が作業効率化や時短テクニックを求めるようになったのは、以下のような思考回路のためです。

死ぬ時に後悔したくない
▼
生きているうちに色々なことを楽しみたい
▼
気づけばあっという間に人生の1/4が終わろうとしている
▼
日々の作業を少しでも効率的にこなして人生を楽しみたい

そして、1日たった5分でも節約できれば、

1年で 5分 x 365日 = 1,825分 ≒ 30時間

5年で約150時間も捻出できることになります。

さらりっち

これだけの時間があれば一部の国家資格を取得することも可能です。

ただ、いかに時間を節約しても目的がなければ意味がないので、浮いた時間を有効に使えると良いですね。

時短&作業効率化テクニック｜PC・スマホ編

まずはPCやスマホなど、会社員の方が利用する時間の多い端末についてまとめてみました。

  • ユーザー辞書登録
  • ショートカット
  • ファイルやアプリの整理

それぞれ詳しくご紹介します。

ユーザー辞書登録

よく使う言葉を辞書登録しておいて、短い文字で呼び出すことで時短を図る

ユーザー辞書登録を使ったことがない人はそうそういないと思いますが、使いこなせている人もあまりいない印象です。

辞書登録するのがなんか面倒。。

そう思っている方はいませんか？

慣れれば10秒程度で終わる作業で、今後節約できる時間を考えると非常にコスパが良い機能です。

また、iPhoneとMacをApple IDで連携していたりすると、スマホとPCで辞書の情報を共有でき、便利さがさらにUPします。

設定方法

「Mac」

  1. Macで、日本語入力ソースに切り替える
  2. メニューバーの入力メニューをクリックして、「ユーザ辞書を編集」を選択
  3. 「キーボード」環境設定の「ユーザ辞書」パネルで、「追加」ボタン（＋）をクリック
  4. 「入力」フィールドに、単語の読みを入力
  5. 「変換」列をクリックして、変換先の単語を入力

「Windows」

  1. Windowsのデスクトップ右下の「あ」や「A」と表示されている部分にマウスをあてて右クリック
  2. 「単語の登録」をクリック
  3. 「単語」に変換したい文字を入力
  4. 「よみ」に単語の読みを入力

「iOS」

  1. テキストフィールドへの入力中に、地球儀を長押し
  2. 「キーボード設定」をタップしてから、「ユーザ辞書」をタップ
  3. 右上の＋をタップ
  4. 「単語」フィールドに単語を入力
  5. 「よみ」フィールドには、使いたいよみを入力

「Android」

  1. 設定を開き、「システム」をタップ
  2. 「言語と入力」をタップ
  3. 「詳細設定」をタップ
  4. 「単語リスト」をタップ
  5. 右上の「+」をタップ
  6. 「単語を入力します」の部分に表示したい単語を入力
  7. 「オプションのショートカット」に変換時に入力する文字を入力
さらりっち

累計で3回以上使ったことがある言葉は迷わず辞書登録しましょう。

ーユーザー辞書登録ー
お手軽度・・・
オススメ度・・・

ショートカット

アプリやOSごとのショートカットを覚えて、作業スピードを倍増させる

続いてオススメしたいのは、ショートカット機能です。

OSやアプリによって異なり、覚える内容が非常に多いですが、覚えると作業が格段に早くなります。

さらりっち

有名なのは Ctrl + Cでコピー、Ctrl + Vで貼り付けですね。

ポイントとしては、ショートカットを先に覚えようとしないことです。

使うか分からないショートカットを覚えるのはそれこそ時間の無駄なので、普段作業していて頻繁に行う作業を少しづつショートカットに置き換えていきましょう。

1週間くらいマウスを極力使わずに作業するという方法もオススメです。

ーショートカットー
お手軽度・・・
オススメ度・・・

ファイルやアプリの整理

PCやスマホも整理整頓して探し物の時間を減らす

IT機器やオフィス用品を販売している大塚商会が行なった調査によると、ビジネスパーソンは勤務中の探し物に1年でおよそ150時間も費やしているそうです。

さらりっち

PCやスマホの機能で検索もできますが、ファイル単位だとなかなかヒットしないことも。。

おすすめのファイル・アプリ管理のルールは以下の通りです。

  • PC：フォルダ名の先頭には数字、ファイル名には日付を入れて場所や日付をわかりやすくする
  • スマホ：アプリ検索で効率よくアプリを探す
  • 共通：不要なファイルやアプリを定期的に削除する
  • 共通：迷ったファイルを一時的に保管するフォルダを作る

どこに何があるのかをわかりやすくし、ものを探すための無駄な時間を減らしましょう。

ーショートカットー
お手軽度・・・
オススメ度・・・

時短&作業効率化テクニック｜生活編

続いて普段の生活の中で実践できる時短＆作業効率化テクニックです。

キーワードは以下の通りです。

  • ドラム式洗濯機
  • ロボット掃除機
  • 電動歯ブラシ
  • Siri
  • 靴下

それぞれ詳しくご紹介します。

ドラム式洗濯機

ドラム式洗濯機で洗濯のわずらわしさを軽減

Youtube等でよくオススメされているのをみますが、ドラム式洗濯機の乾燥機能はほんっとうに素晴らしいです。

シワになりがちなシャツ等は流石に乾燥を使えませんが、タオルや下着など細々とした洗濯物を干さなくて良い点はお値段以上の満足感です。

さらりっち

確かに高い商品ですが、絶対買う価値ありです。

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ちなみに新品にこだわりがない方は中古という選択肢もありです。

ードラム式洗濯機ー
お手軽度・・・
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ロボット掃除機

大雑把な掃除はロボット掃除機に任せる

続いてのオススメはルンバを始めとしたロボット掃除機の利用です。

家を出る前に電源を入れて、帰宅時には床をピカピカにしてくれます。

また、ロボット掃除機は高いイメージがあるかもしれませんが、私が愛用している掃除機は2万円以下で購入できます。

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さらりっち

ロボット掃除機はペットのような可愛さもあります。

ロボット掃除機の導入で、
今までよりサボって、今までより綺麗になります!

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ーロボット掃除機ー
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電動歯ブラシ

電動歯ブラシを使って早くより丁寧に磨く

続いてのオススメは電動歯ブラシです。

これに関しては、日々の時短になるだけでなく、歯磨き自体の質も上がります。

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さらりっち

若い時にしておけば良かったことランキングの上位に健康への投資は必ず入ってきます。

歯の健康については、こちらの記事もオススメです。

>>【歯の価値は2,000万円以上？】大人になっても歯の定期検診に行くべき理由と実際に行った感想

ー電動歯ブラシー
お手軽度・・・
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Siri

Siriで作業効率化

SiriはAppleデバイス限定ですが、音声アシスタントは精度が上がってより便利になっています。

例えば、

  • 料理中に声だけでタイマーをかける
  • 「15分後に起こして」と伝えて昼寝
  • 「ショートカット」と組み合わせて「おやすみ」の一言でアラームを複数設定
  • etc…
さらりっち

ちょっとしたメモやリマインダー程度なら音声入力で十分です。

最近音声入力を使ったことがない方は、ぜひ使ってみてください！

ー音声アシスタントの活用ー
お手軽度・・・
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靴下

靴下を揃えて探す時間をなくす

靴下を複数まとめて洗った時、ペアを探すのに苦労した経験はありませんか？

特にスーツ用の黒靴下で微妙にデザインが違っていたりすると最悪です。

先ほど紹介したドラム式洗濯機の乾燥機能を併せると、

同じ靴下をまとめて洗う
▼
乾燥機能で干す手間を無くす
▼
まとめて一つのカゴに適当に放り込む
▼
使うときに適当に2つ選ぶ

のような流れで、ペアの靴下を選ぶという最も虚しい時間をなくすことができます。

また、人はどんな小さな意思決定においても脳のパワーを使います。（ウィルパワーとも呼ばれています）

iPhoneを創ったスティーブン・ジョブズ氏も服を選ばなくて良いように、毎日同じ組み合わせにしていたというエピソードもあります。

さらりっち

たかが靴下選び、されど靴下選びです。

ー靴下を揃えるー
お手軽度・・・
オススメ度・・・

時短&作業効率化テクニック｜その他

最後にその他の作業効率化テクニックをご紹介します。

  • タスクの視える化（Notion）
  • 思考の視える化（メモパッド）
  • 仕事ができないタイミングを知る
  • 作業をまとめる

タスクの視える化

自分の抱えているタスクを可視化する

仕事でも、プライベートでの活動でも今どんなタスクを抱えているか把握することは非常に大切です。

タスクを洗い出すことで、

  • 今自分が抱えているタスクを全て把握できる
  • どのタスクを優先すべきか明確にできる
  • 大体どれくらいの時間が必要かざっと見積もれる

といったことに繋がります。

タスク管理のアプリは色々ありますが、もっといろんな機能も包含したNotionというアプリがオススメです。

私の場合、Notionを使って、

やるべきタスクが出たら「タスクリスト」に追加
▼
週初めに「今週のタスクリスト」に棚卸し
▼
毎朝「今日のタスクリスト」に棚卸し

といった流れを日々のタスクをこなすようにしています。

さらりっち

Notionはスマホ版もあります。

Notion：メモ、プロジェクト、ドキュメント

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ータスクの可視化ー
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思考の視える化

自分の考えていることを可視化

考える人

自分が考えていることなんて、言われずとも把握できているに決まっている

そう思うかもしれませんが、意外に把握できていないものなんです。

  • 何かよく分からないけどモヤモヤする
  • いつも何かしらに急かされている
  • すぐ誰かに対してイラついてしまう

このような状態になりがちな方は、自分の思考を整理できていない方が多いです。

どんな事象に対しても、自分がどのように考えたのか手で書いて視える化してみることで驚くほど思考がスッキリします。

ゼロ秒思考
著:赤羽 雄二
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また、ちょっとしたことを書いて整理したい場合は電子メモパッドもオススメです。

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さらりっち

メモすらスマホでとる時代だからこそ手書きメモを意識してみてください！

ー思考の可視化ー
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仕事ができないタイミングを知る

人には生産性の波があります

やるべき仕事があるけど、やる気が出ない。。。

そんな時もありますよね。

でも逆に、今はめちゃめちゃ集中できる！！という時もあると思います。

日本タイムマネジメント協会によると人の能力が向上する時間は1日に2回あります。

日本タイムマネジメント協会

つまり、あなたの意思とは関係なく仕事ができない時間はあるのです！

自分の生産性が落ちるタイミングを分かっていれば、そこに単純作業を持ってくる等の工夫ができます。

詳しくは、こちらの記事もご覧ください。

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ー自分の生産性グラフを把握するー
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作業をまとめる

一緒にできる作業はまとめることで時短

かなり細かい方法ですが、同時にできる作業をまとめるというのは非常に大切です。

  • あるフォルダでAのファイルを修正した後、ついでにBのファイルも見直す
  • リビングに行くついでにコップにお茶を足す
  • 美容院に行くついでに切れそうなシャンプーを買ってから帰る

本当に細かいことですが、簡単に実践できて積み重ねると大きな時間になります。

さらりっち

ついで作業を意識してみましょう。

ー作業をまとめるー
お手軽度・・・
オススメ度・・・

まとめ

以上、社会人の方にオススメの時短&作業効率化方法をご紹介しました。

冒頭にも述べましたが、単純なことでも全て意識できる人はそうそういないですし、意識できる人とそうでない人で時間的に大きな差が生じます。

一度きりの人生、悔いなく過ごせるように少しでも無駄な時間を削減しましょう！

仕事

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